Создание заполняемых форм PDF - с помощью Acrobat и бесплатного программного обеспичения

Создание заполняемых форм PDF - с помощью Acrobat и бесплатного программного обеспичения

Сделать PDF заполняемым с помощью MS Word: это возможно?
Бесплатное решение: создайте заполняемый PDF с OpenOffice
Дорогой профессиональный метод: создайте PDF-файл для заполнения с помощью Adobe Acrobat
Вывод: даже свободное программное обеспечение дает хорошие результаты


PDF (сокращение от Portable Document Format), вероятно, является одним из самых популярных форматов файлов в большинстве офисов благодаря своим очевидным преимуществам: он может содержать страницы текста и десятки изображений, но размер файла остается относительно небольшим, что делает PDF-файлы быстрыми и легкими с помощью @-meil или загрузка в облаке. Кроме того, PDF-файлы гарантируют, что документы точно воспроизводятся на любом устройстве, не влияя на форматирование презентаций или ошибок.


Формы так же необходимы для повседневной работы: будь то простые списки участников для конференций, бланки заявок и бланки заявок или сложные счета-фактуры и финансовые отчеты - формы регулируют процессы, записывают информацию и предоставляют обзор.


Вместе эти две вещи создают нечто, что может значительно сократить объем бумажной работы в компаниях: формы PDF, которые можно заполнять непосредственно на ПК. Это намного быстрее и менее подвержено ошибкам, чем ввод информации вручную. Кроме того, проще делиться, анализировать и архивировать цифровые документы с клиентами или коллегами.


Мы объясним, как вы можете создавать такие интерактивные формы PDF.

Сделать PDF заполняемым с помощью MS Word: это возможно?

Ответ прост: нет, с помощью MS Word вы не можете создать PDF-файл для заполнения, это не та программа.


office 2016. Хотя некоторые источники в Интернете утверждают иначе: с помощью хорошо известного приложения Microsoft для Microsoft Office можно создавать как статические формы для печати, так и интерактивные формы для заполнения непосредственно на компьютере (так обстоит дело с другими приложениями Office, такими как Пример Excel). С помощью инструментов разработчика, скрытых в настройках Включить, вы можете получить доступ ко всему спектру функций и параметров дизайна. С их помощью вы можете легко добавлять текстовые поля, всплывающие окна и выпадающие списки в ваш документ, защищать его от редактирования третьими лицами, делиться им с соответствующими людьми и оценивать вашу форму статистически (при условии наличия соответствующих знаний). Word также предлагает различные шаблоны для загрузки: например, формы для обратной связи с руководством или календари, которые можно использовать для организации еженедельного распределения задач в компании.

Microsoft Word предлагает широкий выбор бесплатных шаблонов форм, которые вы можете загрузить и использовать напрямую.

В любом случае, в результате получается файл. doc, который можно использовать для многих задач, но он не дает особых преимуществ PDF (например, точное воспроизведение без изменений на других устройствах).


Теперь в Word также можно сохранять документы напрямую в формате PDF. Проблема в том, что процесс памяти теряет все интерактивные элементы вашей формы, поэтому она не может быть заполнена. То же самое происходит, если, например, вы используете создатель PDF, такой, как PDF24, в качестве драйвера для виртуального принтера.

Пример шаблона формы 

Сохраненная в формате PDF, ваша форма, созданная в MS Word и изначально заполняемая, теряет все свои интерактивные элементы.
Причиной того, что Word не может создавать заполняемые PDF-формы, является просто отсутствие совместимости между собственными форматами файлов Microsoft и Adobe, вряд ли будут исправлены обеими компаниями. Таким образом, анкеты и анкеты, разработанные с использованием приложения Microsoft и сохраненные в формате PDF, подходят только для печати на бумаге и заполнения их вручную. Однако в этих условиях вы можете также удалить интерактивные поля ввода и вместо этого создать таблицу с пустыми ячейками. Этого, безусловно, достаточно для простых списков посещаемости, но это решение оставляет желать лучшего для более сложных проектов.

Бесплатное решение: создайте заполняемый PDF с OpenOffice

logo openoffice Возможное решение проблемы обеспечивается бесплатными офисными приложениями OpenOffice и LibreOffice. Потому что формы, созданные с помощью этих программ, сохраняют свои интерактивные элементы даже после сохранения в PDF. Любой, кто уже работал с MS Office, также сможет быстро справиться с конкурирующими продуктами: создание форм работает практически одинаково в разных программах.


Именно то, что вам нужно сделать для создания PDF, объясняется OpenOffice Writer, бесплатным эквивалентом MS Word (в принципе, такие формы также можно создавать во всех других приложениях OpenOffice - как в Calc):

  1. Откройте OpenOffice.
  2. Нажмите «Файл»,  «Новый»,  «Документ формы XML», чтобы создать новый документ, в котором также возможны формы.
  3. Теперь нажмите на пункт меню «View» в «Панели инструментов», "Form Controls", чтобы отобразить панель инструментов для форм. Это выглядит как отдельное окно, но также может быть прикреплено к строке меню в верхней части окна.
  4. Чтобы начать разработку формы, все, что вам нужно сделать сейчас, это активировать «Режим дизайна» на панели инструментов.
Теперь у вас есть свобода действий: создайте свою форму всеми средствами и инструментами, которые OpenOffice делает доступными для вас - текст, изображения, объекты, фигуры, таблицы и т. Д. Интерактивные элементы вашей формы можно перемещать в любую точку вашей формы. Вставьте свой документ.


На панели инструментов доступны следующие элементы:

  • Флажок: пустое поле, которое пользователь готовой формы может отметить или снять метку с помощью щелчка мыши (или другого значка). Например, вы можете отметить правильный пол в форме заявки.
  • Текстовое поле: свободное поле, в которое пользователь может записать определенное количество текста, например, для дополнительных комментариев или отзывов в форме.
  • Отформатированное поле: здесь пользователь может ввести числовое значение, которое зависит от предопределенных правил создателя. Например, выбор возможных номеров может быть ограничен номерами от 1 до 10.
  • Кнопка: Эта функция создает кнопку, которая может быть соединена с макросом. Макросы - это более или менее сложные последовательности команд, которые могут быть вызваны такой кнопкой без необходимости повторного ввода всех записей пользователем. Например, вы можете автоматически ввести свой адрес в форму одним нажатием кнопки. Макросы в основном используются в OpenOffice Calc и работают так же, как их аналоги в Microsoft Excel.
  • Кнопка радио: Специальная форма маркировки поля, которое особенно полезно для множественного выбора анкет. Если вы объедините несколько таких полей в одну группу, только одно из них может быть выбрано одновременно.
  • Окно списка: эта функция создает раскрывающееся меню с выбором параметров, предварительно установленных создателем формы. Поле со списком также может быть связано с существующим источником данных.
  • Combo коробка: Он работает как поле списка, который позволяет пользователю формы, но ввести дополнительную информацию, если они хотят, чтобы выбрать любого из предустановленных вариантов.
  • Поле метки: используется для добавления описательного текста (метки) ко всем интерактивным элементам. Таким образом, например, вы можете пометить поля и расположить их вместе с сопроводительным текстом в документе.
  • Другие элементы управления: они предоставляют другие полезные функции в зависимости от версии OpenOffice. Это включает, например, ползунок, который позволяет пользователю формы прокручивать набор номеров (например, годы рождения). Поле даты, в свою очередь, добавляет предварительно отформатированное поле ввода даты в вашу форму.

OpenOffice предлагает различные инструменты для создания форм По двойному щелчку на любом интерактивном элементе, вы можете настроить его свойства в деталях. Это включает в себя как высоту и ширину поля ввода, так и его рамку, заголовок и стиль (плоский или с «эффектом 3D»). Чтобы упростить работу с формой, вы также можете копировать и вставлять элементы со всеми их настройками. Время от времени отключайте режим дизайна, чтобы проверить свои интерактивные элементы.


Когда вы закончите, нажмите «Файл», а «Экспорт в PDF», чтобы превратить ваш документ OpenOffice в заполняемый файл PDF. Пользователи могут легко открывать, заполнять и, при необходимости, распечатывать или сохранять контент и отправлять его обратно вам практически с помощью любого устройства для чтения PDF.


По двойному щелчку на любом интерактивном элементе, вы можете настроить его свойства в деталях. Это включает в себя как высоту и ширину поля ввода, так и его рамку, заголовок и стиль (плоский или с «эффектом 3D»). Чтобы упростить работу с формой, вы также можете копировать и вставлять элементы со всеми их настройками. Время от времени отключайте режим дизайна, чтобы проверить свои интерактивные элементы.


Когда вы закончите, нажмите «Файл» а «Экспорт в PDF», чтобы превратить ваш документ OpenOffice в заполняемый файл PDF. Пользователи могут легко открывать, заполнять и, при необходимости, распечатывать или сохранять контент и отправлять его обратно вам практически с помощью любого устройства для чтения PDF.

PDF-формы, созданные с помощью OpenOffice, можно читать, заполнять, распечатывать и сохранять в большинстве программ для просмотра PDF.

Дорогой профессиональный метод: создайте PDF-файл для заполнения с помощью Adobe Acrobat

Хотя, таким образом, можно создать PDF-файл для заполнения совершенно бесплатно, многие пользователи по-прежнему клянутся в профессиональном, хотя и дорогостоящем, стандартном решении: Adobe Acrobat.


adobe acrobat pro dc logo С одной стороны, это может быть связано с тем, что не каждый клиент или коллега имеет лицензию MS Office или хочет использовать OpenOffice или LibreOffice. Кроме того, Adobe предлагает с помощью собственной программы некоторые специальные функции, которые не могут конкурировать с конкурентами. Наиболее выдающейся особенностью является автоматическое и удивительно надежное обнаружение полей формы в цифровых файлах и даже отсканированных бумажных документах. С помощью программного обеспечения Adobe вы даже можете преобразовать форму MS-Word в заполняемый PDF.


Это работает следующим образом:

  1. Нажмите «Формы» на панели инструментов « Запуск мастера форм» (процедура и названия меню могут сильно различаться в зависимости от версии, наши инструкции относятся к Adobe Acrobat).
  2. В открывшемся окне выберите источник вашей формы. Acrobat может открывать существующие электронные формы (файлы PDF, Word или Excel, а также многие другие форматы), а также конвертировать отсканированные бумажные документы в форму (в качестве альтернативы вы можете создать совершенно новую форму с помощью шаблонов).
  3. Мастер Форма будет автоматически обнаруживать все статические поля формы и переименовать его, используя окружающий текст. Этот процесс происходит в одно мгновение и имеет высокий уровень успеха. Но может также случиться, что Acrobat забудет поле или неверно интерпретирует визуальную разделительную линию как поле подписи. В этом случае вы можете быстро устранить ошибку, вставив, переместив или удалив элементы формы самостоятельно.
Помимо этого удобного инструмента, выбор и работа инструментов в Adobe Acrobat очень похожи на те, что есть в MS Word, OpenOffice и LibreOffice: текстовые поля, флажки, опции, список, комбинированные блоки и кнопки можно удобно расположить и настроить с помощью двойного щелчка с помощью перекрестия.


Кроме того, программа предлагает интересные дополнительные функции, некоторые из которых представлены ниже более подробно:

  • Интерактивные формы можно заполнять быстрее, перепрыгивая из поля ввода в поле ввода с помощью клавиши Tab, вместо того, чтобы щелкать мышью каждый элемент по отдельности. В Adobe Acrobat можно установить порядок вкладок, чтобы сделать этот процесс максимально эффективным.
  • В сочетании с Adobe Sign в формы можно добавить поле для цифровой подписи.
  • Еще одним дополнительным инструментом в Acrobat является поле штрихкода. Это автоматически переводит все входные данные формы в уникальный штрихкод, который можно считывать и интерпретировать с помощью соответствующего оборудования. Это облегчает оценку и архивирование форм, если они возвращаются вам в бумажном виде по почте или по факсу.
  • Готовые PDF-формы можно также распространять среди своих клиентов и коллег с помощью Adobe Acrobat по электронной почте или через внутренний сервер. Программа также позволяет отслеживать статус подтверждений и отправлять автоматические напоминания в случае пропущенных сроков.

Для всех дополнительных функций Adobe предлагает обширные учебники на своем веб-сайте. Кроме того, существует бесплатная пробная версия Adobe Acrobat, которая действует в течение 14 дней и помимо создания позволяет редактирование PDF-файлов и сокращение документов этого типа файлов.


Помимо этого, существует множество альтернатив Adobe Acrobat с аналогичной функциональностью. Создание заполняемых форм PDF обычно выполняется только в профессиональных версиях этих программ (например, Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) или в контексте платного пробного программного обеспечения (например, Foxit Phantom PDF, Nitro Pro) возможно.

Вывод: даже свободное программное обеспечение дает хорошие результаты

Интерактивные формы PDF уменьшают бумажный хаос и их легко и быстро создавать. Однако с помощью Microsoft Office вы можете выполнять только проектные работы. Чтобы сделать PDF действительно заполняемым, ему нужен Adobe Acrobat или альтернативная программа. Если вы не хотите тратить на это деньги, вы также можете использовать бесплатный пакет OpenOffice вместо дорогостоящего решения Adobe. Бесплатное программное обеспечение также обеспечивает удовлетворительные результаты, которые можно прочитать и дополнить практически любым устройством для чтения PDF.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Поля обязательны для заполненеия - *

  • bowtiesmilelaughingblushsmileyrelaxedsmirk
    heart_eyeskissing_heartkissing_closed_eyesflushedrelievedsatisfiedgrin
    winkstuck_out_tongue_winking_eyestuck_out_tongue_closed_eyesgrinningkissingstuck_out_tonguesleeping
    worriedfrowninganguishedopen_mouthgrimacingconfusedhushed
    expressionlessunamusedsweat_smilesweatdisappointed_relievedwearypensive
    disappointedconfoundedfearfulcold_sweatperseverecrysob
    joyastonishedscreamtired_faceangryragetriumph
    sleepyyummasksunglassesdizzy_faceimpsmiling_imp
    neutral_faceno_mouthinnocent
  • Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив